Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами

Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами предназначена для обработки информации обо всех взаиморасчетах с юридическими и физическими лицами и определения кредиторской и дебиторской задолженности предприятия.

Под контрагентами в системе понимаются поставщики, покупатели, подрядчики, государственные и негосударственные фонды и другие субъекты, с которыми взаимодействует предприятие. При этом один и тот же контрагент может одновременно выступать как в качестве поставщика, так и в качестве покупателя товаров и услуг.

Учет задолженностей ведется в разрезе по контрагентам и по договорам. Это означает, что все множество операций с каждым контрагентом разбивается на отдельные группы, связанные с конкретным договором или счетом. Задолженности по каждому договору определяются отдельно, на них не влияют операции, связанные с другими договорами. При этом, естественно, рассчитывается и общая задолженность контрагента по всем договорам.

Помимо фактических операций подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами фиксирует взаимные обязательства предприятия и контрагентов, производит привязку обязательств к первичным документам, отражающим фактические операции.

Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами формирует ряд важных показателей, связанных со взаиморасчетами:

• фактические задолженности;
• сумму заказа для данного контрагента;
• сумму, на которую у контрагента был взят товар на комиссию;
• приведенные задолженности - сводные суммы с учетом зарезервированного и комиссионного товара.

Основные функции подсистемы учета задолженностей и расчетов с контрагентами:

• отслеживание фактических задолженностей, возникающих в процессе передачи материальных ценностей и денежных средств, а также расчет приведенных задолженностей с учетом выписанных зарезервированных и комиссионных товаров;
• регистрация специальных операций с задолженностями (передача задолженностей между контрагентами, конвертация валютных задолженностей);
• управление порядком взаимного погашения встречных документов (т.е. «закрытия» сумм приходных документов суммами расходных и наоборот);
• получение оперативной информации и отчетов о задолженностях и оборотах по контрагентам, об операциях в разрезе по контрагентам, остатках и продаже товаров по указанному поставщику и т.п.

Основные особенности подсистемы учета задолженностей и расчетов с контрагентами:

• иерархический справочник контрагентов с возможностью многокритериального поиска, хранение данных об адресе, должностных лицах и телефонах контрагента;
• учет задолженностей в разных валютах, возможность взаимозачета задолженностей в разных валютах, при просмотре оперативной информации и отчетов - пересчет сумм задолженностей в любую валюту по курсу системы;
• поддержка как автоматического, так и ручного назначения соответствия взаимопогашающих документов, возможность «закрытия» сумм «по частям»;
• оперативное отображение степени оплаты каждого документа непосредственно в реестрах документов.

Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами тесно связана с другими подсистемами:

• при просмотре информации о задолженностях возможна детализация данных до уровня первичного документа и вызов его на редактирование, независимо от того, какой подсистеме он принадлежит;
• по каждому документу подсистемы взаиморасчетов могут быть автоматизировано выполнены проводки в подсистеме бухгалтерского учета;
• информация о взаиморасчетах используется подсистемой экономического анализа для определения рейтинга поставщиков и покупателей.